Afin d’obtenir le paiement des factures impayées, il y a des étapes à respecter. La première étape à réaliser est l’envoi d’une lettre de relance. Dans ce guide pratique, nous allons vous présenter les éléments à mettre dans votre première lettre de relance de facture impayée.
Que doit contenir une lettre de relance ?
Une lettre de relance pour facture impayées doit constituer les éléments suivants :
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- le nom et l’adresse exacte du créancier
- le nom et l’adresse exacte du débiteur
- les références relatives à la facture non payée
- le montant de la facture impayée (si le client est un professionnel, vous devez appliquer les pénalités de retard ainsi que les indemnités)
- le délai fixé au débiteur pour régler la dette
- les démarches effectuées auparavant par le créancier : appel téléphoniques, etc.
- le délai fixé pour le paiement du montant indiqué sur la lettre de relance
Ce qu’il faut faire avant de relancer une facture impayée
Avant de relancer votre débiteur, vous pouvez commencer par mettre au point une solution à l’amiable avec lui.Pour ce faire, vous pouvez le contacter par téléphone afin de lui rappeler qu’il a dépassé l’échéance du paiement.
Une fois que vous aurez obtenu les informations sur la situation financière de votre client, de son intention de payer ou non, vous pouvez décider de lui faire parvenir une lettre ou un mail de relance.
Comment rédiger votre lettre de relance facture impayée
Il est important d’indiquer la date de la relance sur la lettre car si vous avez affaire à un client de mauvaise foi, il ne pourra pas se défausser. Aussi, l’objet de la relance doit être clairement inscrit. De même pour les dates, les numéros et les montants dus des factures impayées. Les duplicatas des factures doivent aussi être joints à votre lettre de relance. Il se pourrait que le client ne soit pas rigoureux dans la gestion de ses factures.
Par ailleurs, cela permettra une à votre débiteur de se retrouver facilement et rapidement dans la recherche des factures impayées.